Lunch, borrel of bedrijfsfeest
Begin bij het zakelijke moment. Lunchcatering draait om timing en dieetwensen. Een borrel vraagt hapjes die staand te eten zijn en niet lekken op laptops of jassen. Een bedrijfsfeest lijkt meer op eventcatering: ontvangst, looproute, drank, afval en personeel tellen mee.
Bij catering voor bedrijven is de goedkoopste prijs per persoon zelden de beste vergelijking. Vraag naar bezorgvenster, factuurgegevens, annuleringsvoorwaarden, minimumaantal en de manier waarop allergenen worden gemeld. Als teams verspreid binnenlopen, heb je ander eten nodig dan bij een vaste lunchpauze.
Praktisch regelen voor teams
Leg vooraf vast wie intern aanspreekpunt is en waar de cateraar mag lossen. In kantoorpanden kan een lift, receptie of laadplek meer vertraging geven dan de bereiding zelf. Vraag ook of disposables, serveertangen, labels en prullenbakken onderdeel zijn van de levering.
Voor terugkerende bedrijfscatering is variatie belangrijk. Niemand wil elke vrijdag dezelfde broodjes. Vraag de cateraar hoe menurotatie werkt en welke opties er zijn voor vegetarisch, vegan, halal, glutenvrij en lactosevrij.
Van aanvraag naar offerte
Een goede aanvraag noemt datum, tijdslot, aantal personen, locatie, type moment, dieetwensen en gewenste service. Schrijf niet alleen “lunch voor 30 personen”. Schrijf liever: “lunch om 12.15 uur voor 30 personen, waarvan 4 vegetarisch en 1 glutenvrij, geleverd op derde verdieping met lift”. Dat geeft direct een betere offerte.
Voor informele bedrijfsdagen kan BBQ catering passen. Voor een receptie of borrel kijk je naar cateringpakketten.
- Wat vraag je bij bedrijfscatering altijd uit?
- Timing, dieetwensen, facturatie, afleverplek, servies, afval en annuleringsvoorwaarden.
- Wanneer kies je bediening?
- Bij klantbezoek, grote groepen, avondprogramma of wanneer medewerkers zelf niets moeten bijhouden.
Maak het meetbaar voor de volgende keer
Bewaar na afloop drie dingen: hoeveel mensen er echt aten, welke dieetwensen lastig waren en welke gerechten bleven liggen. Die informatie maakt de volgende bedrijfscatering goedkoper en beter. Zonder die terugkoppeling bestel je de volgende keer weer op gevoel.
Voor vaste teams kun je werken met een klein voorkeursprofiel: brood of warm, lichte lunch of stevige lunch, veel vegetarisch of juist klassiek, servies nodig of niet. Een cateraar kan dan sneller wisselen zonder elke aanvraag opnieuw uit te vragen.
Let op kantoorregels en gebouwbeheer
Bij catering voor bedrijven bepaalt het gebouw vaak meer dan het menu. Sommige kantoren hebben laadvensters, beveiligingspassen, liften die niet voor transport gebruikt mogen worden of regels voor open vuur en warmhoudapparatuur. Geef die beperkingen vooraf door.
Vraag ook wie verantwoordelijk is voor afval en schoon opleveren. Bij een lunch is dat meestal klein, maar bij een borrel of bedrijfsfeest kan glaswerk, karton en etensafval snel opstapelen. Een duidelijke afspraak voorkomt dat facilitaire collega’s na afloop het werk krijgen.
Maak interne verantwoordelijkheid duidelijk
Bij catering voor bedrijven loopt het mis als niemand eigenaar is van de dag. Wijs intern een aanspreekpunt aan voor toegang, planning en wijzigingen. Die persoon weet waar de cateraar moet zijn, wie dieetwensen heeft en wanneer ruimtes vrij moeten zijn.
Bij kantoren met receptie of beveiliging moet je extra precies zijn. Geef bedrijfsnaam op de bel, verdieping, laadplek en telefoonnummer van de interne contactpersoon door aan de cateraar. Zet die gegevens niet op de website, maar wel in de aanvraag.
Terugkerende catering vraagt menurotatie
Organiseer je vaker lunch of borrel, vraag dan naar menurotatie. De eerste levering kan prima zijn, maar medewerkers haken af als elke maand dezelfde broodjes of wraps terugkomen. Goede bedrijfscatering wisselt zonder dat jij telkens opnieuw hoeft te briefen.
Leg ook vast hoe wijzigingen worden verwerkt. Teams groeien, mensen vallen af en dieetwensen veranderen. Een duidelijke wijzigingsdeadline voorkomt discussie op de dag zelf.