Catering offerte vergelijken lukt pas eerlijk als eten, service, materiaal, transport en afbouw in beide offertes hetzelfde zijn benoemd.
Begin niet bij de prijs per persoon
Een prijs per persoon lijkt overzichtelijk. Toch kan dezelfde groep in twee offertes totaal ander werk betekenen. De ene cateraar levert alleen eten, de andere neemt servies mee, bouwt op, vult bij en haalt materiaal laat op de avond weer weg.
Kun je niet uitleggen wie opbouwt, wie bijvult en wie opruimt? Dan vergelijk je nog geen offertes, maar alleen menunamen.
Zet service en materiaal naast elkaar
Vraag per offerte of bediening, kok, warmhoudapparatuur, borden, bestek, glaswerk, servetten, afvalzakken en transport inbegrepen zijn. Schrijf de antwoorden in dezelfde volgorde op. Dan zie je snel welke offerte compleet is.
Let ook op wijzigingsdatum en minimumaantal. Een offerte die goedkoop lijkt maar drie weken vooraf vaststaat, kan duurder uitpakken dan een iets hogere prijs met ruimte om gasten bij te stellen.
| Onderdeel | Vraag vooraf | Waarom het telt |
|---|---|---|
| Personeel | Blijft er iemand aanwezig? | Bijvullen en timing kosten uren. |
| Materiaal | Wat wordt meegebracht? | Servies en warmhouden bepalen het gemak. |
| Wijzigen | Tot wanneer kan het aantal omlaag? | Dat voorkomt betalen voor lege plekken. |
Maak wijzigingen en borg concreet
Gebruik een offerte niet als menukaart, maar als werkbeschrijving. Een goed voorstel noemt wat er gebeurt voor, tijdens en na het eten. Mist dat, vraag dan door voordat je akkoord geeft.
Maak een tabel met vijf regels: eten, personeel, materiaal, transport en wijzigingen. Pas daarna kies je de beste prijs.
Voorbeeld van een eerlijke vergelijking
Stel: offerte A is €3 per persoon goedkoper, maar rekent servies, bezorgen en ophalen los. Bij veertig gasten kan dat voordeel verdwijnen. Offerte B lijkt hoger, maar geeft minder losse kosten en minder werk voor jou.
Veelgemaakte fouten
- Alleen de prijs per persoon vergelijken.
- Niet vragen tot wanneer aantallen aangepast kunnen worden.
- Aannemen dat servies en afbouw vanzelf inbegrepen zijn.
Wanneer je eenvoudiger kiest
Handige vervolgstappen
Veelgestelde vragen
- Is de goedkoopste cateringofferte meestal slechter?
- Nee. Soms past een simpele levering perfect. Je moet alleen zeker weten dat dezelfde onderdelen wel of niet inbegrepen zijn.
- Welke regel mist vaak in een offerte?
- Afbouw en ophaaltijd. Juist die afspraak bepaalt of je na afloop zelf met kratten, warmhoudbakken en afval blijft zitten.
- Moet ik om een totaalprijs vragen?
- Ja, maar vraag ook om de losse onderdelen. Een totaalprijs zonder specificatie is lastig te vergelijken.